V aplikacích ESO9 Start byla doplněna práce s tzv.elektronickým archivem. Cílem bylo zejména znemožnit mazání dokumentů (tj. souborových příloh k záznamům v tabulkách ESO9) z aplikací ESO9 Start (ekonomický ERP systém). V aplikacích typu ESO9 PAM (personální a mzdový systém) zůstává práce s dokumenty beze změny.

Zadání: rozšíření tabulky DOKUMENT o příznak smazaného dokumentu („odpadkový koš“) a příznak povolení smazání dokumentu. Rozšíření tabulky DOKUMENT_VAZBA o příznak smazané vazby („odpadkový koš“) povolení smazání vazby na dokument. V rámci ESO9Start budou oba příznaky povolení smazání nastaveny na „NE“, stejně tak příznak smazaného dokumentu. Pokud bude chtít uživatel dokument smazat, nastaví mu příznak „v koši“. Dokument s tímto příznakem v databázi zůstává, pouze se v žádné z evidencí nezobrazuje. Správce aplikace má k dispozici formulář se zobrazením smazaných dokumentů, kde bude moci vybraný dokument z koše vyndat, tj. vrátit do aktivní evidence, nebo jej fyzicky smazat.

V aplikacích ESO9 Start se ve formulářích s náhledy PDF primárně nemažou dokumenty, ale pouze vazby na ně. Vymazat vazby na dokumenty v rámci ESO9 Start nebude možné (viz výše). Implementačně bude možné určit primární vazbu dokumentu, která vymazat nepůjde, a sekundární vazby, které vymazat půjdou.
Uvažovaný scénář: mám atest ke zboží, který se mi při vkládání zboží do dokladu kopíruje ke složkám zboží (jen svou vazbou, nikoli celým dokumentem). Vazba ke složkám implementačně vymazat půjde, vazba na zboží nikoli.
Ve specifických evidencích (datové zprávy, certifikáty) jsou dokumenty rušeny fyzicky, protože jsou nedílnou součástí napojeného datového záznamu, který sám bez dokumentu nemá význam.

V rámci Profi aplikací je možné ve vlastní evidenci dokumentů (tj. ve vlastním formuláři) povolit mazání vazeb i dokumentů.

Realizace:

• uživatel nepracuje přímo s evidencí samostatných dokumentů, ale vždy s dokumenty napojenými na datový záznam v ESO9 (doklad, subjekt, zdroj, zboží, …)
• ve všech formulářích s připojeným dokumentem (resp. jeho náhledem) přibylo ve formě s dokumenty tlačítko „Do koše“, bylo odstraněno tlačítko „Smazat“ a ve formě se zdrojovou evidencí (typicky dokladem) přibylo tlačítko „Dokumenty v koši (x)“
• tlačítkem „Do koše“ (procedura spDELETE_btVAZBA_DOKUMENT) lze daný dokument vyhodit do koše, tj. nastavit vazbě mezi aktuálním řádkem a dokumentem (a příp. dokumentu samému) příznak VLDELETED=1, díky kterému se v dané formě dokument již nezobrazí
• tlačítkem „Dokumenty v koši (x)“ (kde x je počet dokumentů v koši napojených na aktuální řádek) si lze zobrazit formulář s dokumenty v koši, z nějž lze smazané dokumenty případně obnovit (tj. nastavit zpět příznak VLDELETED=0)
• přidána činnost 6.4.1.3 Dokumenty v koši, která slouží správcům aplikace k manipulaci s dokumenty označenými ke smazání. V uvedené činnosti je možné je buď obnovit zpět (aka vyndat z koše smazaných dokumentů) nebo fyzicky smazat z databáze.
• přidána činnost 6.4.1.4 Vazby na dokumenty v koši se stejnou funkčností jako činnost 6.4.1.3, ale pro vazby.
• pokud správce aplikace přímo v evidenci dokumentů (tj. v činnosti 6.4.1.1 Dokument) dokument smaže (vyhodí do koše), nastaví se příznak smazání i všem jeho vazbám. Nemůže tedy existovat aktivní vazba na neaktivní dokument.
• v rámci vlastní implementace je možné ve vlastním formuláři mazání vazeb i dokumentů povolit (tj. nepoužívat k mazání koš). K realizaci postačí přidat do datového zdroje formy s dokumenty uživatelskou proceduru spDMSInsertDeleteEnabled (syntaxe 'spDMSInsertDeleteEnabled' as MF_DOCINSERTPROC) a povolit parametrem NAVBAR tlačítko Smazat.
• v rámci aplikace ESO9 Start je přímé rušení dokumentů povoleno v činnostech 2.1.1.1 Cenové poptávky a 2.2.1.1 Cenové nabídky.
• do činnosti 6.4.1.1 Dokument a 6.4.1.3 Dokumenty v koši byl přidán náhled dokumentu, naopak původní předloha pro náhled souborů JPG a PDF (ESO9Start/.OK/DMS/Dokument_Nahled.htm) byla odstraněna

Prezentaci z webináře na téma digitálního archivu pořádaného 29.5.2024 najdete zde.

Přestože již nedochází k fyzickému mazání dokumentů, je třeba, aby podléhaly běžné skartaci.
Skartační lhůtu pro jednotlivé typy dokumentů lze nastavit na formuláři s typu dokumentů; skartační lhůta se nastavuje v celých letech. Dokumenty, u jejichž typů již byla skartační lhůta dosažena, jsou nabízeny v činnosti 6.4.1.5 - Skartace dokumentu ke skartaci. Při skartaci digitálního dokumentu dojde:

• K zápisu informace o názvu skartovaného souboru, datu a času skartace a uživateli, který skartaci provedl, do popisu dokumentu (v aplikační databázi).
• Ke zrušení dokumentu z dokumentové databáze.