Řízení projektů

info

Tento obsah je dostupný i jako přiložený dokument. Stáhnout PDF

Činnosti 6.10 Řízení projektů

Činnosti Řízení projektů slouží k plánování, sledování a řízení projektů. Umožňují uživatelům organizovat projekty, sledovat termíny, monitorovat pokrok projektů. Principiálně má projekt stejnou funkci jako zakázka.

U projektu můžeme na jednom místě evidovat údaje o projektu samotné, smlouvy vztažené k projektu, sledovat jeho náklady a výnosy projektů.

Projekty mohou mít hierarchickou strukturu. Z nadřízeného projektu lze sledovat náklady a výnosy za projekty podřízené.

Číslo projektu je možné uvádět na hlavičkách a složkách účetních dokladů, odkud se potom přenáší do účetních zápisů. Projekt je tak další dimenzí účetnictví.

Činnosti 6.10. 1 Evidence projektů

V této skupině činností se provádí zakládání a editace projektů.

Činnost 6.10. 1. 1 Projekty

Činnost pro založení a editaci projektu pro vybraný typ projektu. V jednotlivých záložkách formuláře se zobrazují hlavní údaje o projektu, jeho náklady, výnosy a hierarchická struktura.

Pokud je nadefinováno více typů projektů (6.10. 2. 1 Typy projektů) zobrazí se před otevřením formuláře s evidencí projektů formulář pro výběr typu projektů.

Záložka Hlavní karta

Záložka pro založení a editaci projektu pro vybraný typ projektu.

Popis položek ve formuláři

• Číslo projektu – defaultně vygenerované dle číselné řady definované u Typu projektu.

• Název – Pole pro zadání stručného popisu projektu.

• Druh projektu – kategorizace projektu v rámci typu.

  • Seznam možných druhů projektů lze nadefinovat v číselníku 6.10. 2. 5 Druhy projektů.

  • Povinná položka na projektu.

• Projektový manažer (vedoucí projektu) – Osoba zodpovědná za řízení projektu.

  • Ovlivňuje viditelnost projektu v činnosti 6.10. 1. 1 Projekty a 6.10. 1. 2 Oprava projektů.

  • Pokud není Projektový manažer vyplněn, vidí projekt všichni uživatelé.

  • Pokud je vyplněn, vidí projekt jen zadaný Projektový manažer nebo uživatelé zařazení ve skupině, jejíž název je definován parametrem aplikace PROJEKT_SKUPUZIV_MAN.

• Typ projektu – Typ projektu, podle kterého byl projekt vytvořen (6.10. 2. 1 Typy projektů).

• Středisko – Středisko, pod které je projekt přiřazen.

• Nadřízený projekt – Číslo projektu, který je nadřízený aktuálnímu projektu. Slouží k vytvoření hierarchie (vztah nadřízenosti-podřízenosti) mezi projekty. Každému projektu můžete podřizovat libovolné množství dalších projektů, počet úrovní vnoření (podřízenosti) není nijak omezen. Hierarchické uspořádání dle podřízenosti s vizuálně zobrazuje v záložce Hierarchie.

• Hlavní projekt – Zobrazení čísla a názvu hlavního projektu, nejvyššího v hierarchii aktuálního projektu.

• Počet podřízených projektů – Počet projektů, pro které je aktuální projekt nadřízeným.

• Stav projektu – Položka k označení aktuálního stav nebo fáze, ve které se projekt nachází.

  • Seznam možných stavů lze nadefinovat v číselníku 6.10. 2. 6 Stavy projektů.

  • Stavy mohou být platné jen pro konkrétní Typ projektu, nebo stavy platí pro všechny Typy.

• Poznámka – Stručný popis cíle a rozsahu projektu.

• Zahájení plán – Datum, kdy projekt začíná.

• Dokončení plán – Očekávané datum dokončení projektu.

• Dokončení skutečné – Skutečné datum dokončení projektu.

• Cena plánovaná – Odhadované náklady na dokončení projektu. Tato položka zahrnuje všechny předpokládané výdaje spojené s projektem, jako jsou náklady na materiály, práci, vybavení, služby a další zdroje.

• Vyfakturováno skutečnost – Skutečné výnosy projektu. Vychází z účetních zápisů na dokladech, na nichž je projekt uveden na straně DAL. Nemusí jít pouze o faktury, může zahrnovat i doklady jiných typů.

• Náklady skutečnost – Skutečně vynaložené náklady na projekt. Vychází z účetních zápisů na dokladech, na nichž je projekt uveden na straně MD. Nemusí jít pouze o faktury, může zahrnovat i doklady jiných typů.

Všechny podprojekty hlavního projektu

Ve spodní formě na záložce Hlavní karta jsou zobrazeny všechny projekty, které se odkazují na projekt v horní formě jako na jejich nadřízený projekt, a to na jakékoliv úrovni (bezprostředně nadřízený nebo nadřízený nadřízeného).

Pro podprojekty se vyplňují stejné údaje jako pro hlavní projekt.

Odkazem Detail přejde uživatel na zobrazení graficky stejné, ale projekt, ze kterého přešel, je nyní zobrazen v horní formě. Výběrem dalších záložek lze zobrazit Náklady, Výnosy, Smlouvy tohoto konkrétního podřízeného projektu.

Pokud je v horní formě zobrazen projekt, který sám není hlavním, je zobrazeno i tlačítko Hlavní projekty. Slouží pro návrat zpět na nadřízený projekt – jeho pomocí se přejde do stejného formuláře, kde v horní formě bude zobrazen nadřízený projekt tomu podprojektu, ze kterého se tlačítko vyvolalo.

Odkaz Výsledovka projektu

Vede na standardní výsledovku v ESO9 (činnost 1. 1. 4. 5 Výsledovka) s omezenými možnostmi filtrování. Uživatel může vybrat pouze rozsah období a zvolit, za které projekty z hierarchie chce sestavu zobrazit.

Záložka Náklady

Přehled nákladů ve spodní formě vychází z účetních zápisů na nákladových účtech (s výjimkou účtu 518), na nichž je uvedený projekt z horní formy. Většinově jde o doklady, na nichž je projekt uveden na straně MD. Nemusí jít pouze o faktury, může zahrnovat i doklady jiných typů.

Záložka Výnosy

Přehled výnosů ve spodní formě vychází z účetních zápisů na výnosových účtech, na nichž je uvedený projekt z horní formy. Většinově jde o doklady, na nichž je projekt uveden na straně DAL. Nemusí jít pouze o faktury, může zahrnovat i doklady jiných typů.

Záložka Smlouvy

Na této záložce jsou zobrazeny smlouvy, které se k aktuálnímu projektu vztahují. Jeden projekt může být propojen s více smlouvami.

K zakládání a evidenci smluv slouží činnost 6.10.3.5 Smlouvy s odběrateli (popsáno v tomto dokumentu níže).

Propojit smlouvu s projektem je možné jak ze strany smlouvy v činnosti 6.10.3.5, tak zde – pokud už smlouva byla založena, ale projekt v ní nebyl uveden, je možné jej do smlouvy doplnit ve formě Připoj prodejní smlouvu.

Existuje-li ke smlouvě příloha uložená v DMS, je její náhled k dispozici v pravé části obrazovky.

Záložka Hierarchie

Záložka Hierarchie zobrazuje pro vybraný projekt jeho hierarchickou strukturu.

Projekty jsou primárně organizovány hierarchicky pomocí vazeb na předchůdce (definované pomocí pole

Nadřízený projekt na Hlavní kartě). Tyto vazby slouží pro organizační setřídění projektu (hlavní projekt, podprojekt a další nižší podprojekty…).

Činnost 6.10. 1. 3 Oprava projektů

V této činnost jsou zobrazeny všechny existující projekty všech typů projektů, činnost je jinak stejná jako

6.10. 1. 1 Projekty , jen v ní nelze projekty zakládat ani rušit.

Zobrazení projektů je vztaženo k oprávnění přihlášeného uživatele – projekt je viditelný pouze svému

Projektovému manažerovi a dále všem uživatelům zařazeným do skupiny, jejíž název je definován parametrem aplikace PROJEKT_SKUPUZIV_MAN.

Činnost 6.10.2 Podpůrná evidence

Činnost 6.10. 2. 1 Typy projektů

Činnost slouží k vytvoření a správě různých typů projektů v rámci organizace. V typu projektu se definují základní vlastnosti projektu.

Popis položek ve formuláři

• Kód typu projektu – Zkrácené označení typu projektu.

• Název typu projektu – Výstižný název typu projektu.

• Číselná řada – číslování projektů daného typu podle číselníku Číselné řady.

• Tvar řady podřízených – umožňuje volitelně nadefinovat tvar řady u podřízených projektů.

  • Číslo podřízeného projektu sestává z čísla projektu nadřízeného + přidané znaky, pro jejich definici slouží tato položka. Jednotlivé hodnoty v definici jsou odděleny středníkem.

    • 1.pozice – oddělovač druhu,
    • 2.pozice – počet znaků z kódu druhu,
    • 3.pozice – tvar podřízeného na úrovni 1 (hvězdičky na konci určují počet čísel čítače),
    • 4.pozice – další tvary pro podřízené na dalších úrovních, dle potřeby.

  • Příklad - pro Tvar řady podřízených = '/;2;-;-;-**'

    • PRO25001 – hlavní projekt
    • PRO25001/AN-01 – první podprojekt s druhem projektu Analýza
    • PRO25001/AN-02 – druhý podprojekt s druhem projektu Analýza

• Vyšší skupina – Označuje, zda je daný typ projektu podřízený jinému, nadřazenému typu projektu.

• Formulář ESO – Specifikuje, jaká předloha bude použita pro projekty daného typu.

Stavy projektů

Každý projekt může nabývat různých stavů. Stavy projektu jsou definovatelné v číselníku 6.10. 2. 6 Stavy projektů (viz níže). Je možno používat stejný seznam stavů pro všechny Typy projektů, nebo může mít některý Typ odlišný seznam stavů. V takovém případě je u stavu v číselníku Stavů uvedeno, pro který Typ projektu platí.

Pro pohodlnější definování stavů a jejich přiřazení k Typům projektů je seznam stavů dostupný nejen v číselníku Stavy projektů, ale i v prostřední formě v číselníku Typů.

V případě, že vybraný typ projektu nemá definovaný žádný „vlastní“ stav projektu, zobrazí se obecné stavy, tj. ty, které nemají v číselníku Stavy projektů zadaný typ projektu. Takové řádky se označí žlutě.

Druhy projektů

Pro podrobnější kategorizaci projektů v rámci Typu složí položka Druh projektu. Druhy projektu jsou definovatelné v číselníku 6.10. 2. 5 Druhy projektů (viz níže). Je možno používat stejný seznam druhů pro všechny Typy projektů, nebo může mít některý Typ odlišný seznam druhů. V takovém případě je u druhu v číselníku Druhů uvedeno, pro který Typ projektu platí.

Pro pohodlnější definování druhů a jejich přiřazení k Typům projektů je seznam druhů dostupný nejen v číselníku Druhy projektů, ale i ve spodní formě v číselníku Typů.

V případě, že vybraný typ projektu nemá definovaný žádný „vlastní“ druh projektu, zobrazí se obecné druhy, tj. ty, které nemají v číselníku Druhy projektů zadaný typ projektu. Takové řádky se označí žlutě.

Činnost 6.10. 2. 5 Druhy projektů

Druh projektu slouží pro podrobnější kategorizaci projektů. Seznam druhů může být platný pro všechny Typy projektů, nebo mohou být některé druhy vztažené jenom ke konkrétnímu Typu projektu.

Položka Pořadí slouží k setřídění seznamu druhů v činnostech pořizování a editace projektů.

Kód druhu projektu je využíván ke tvorbě čísla podřízeného projektu – viz popis číselníku Typy projektů.

Činnost 6.10. 2. 6 Stavy projektů

Každý projekt může nabývat různých stavů.

Seznam stavů může být platný pro všechny Typy projektů, nebo mohou být některé stavy vztažené jenom ke konkrétnímu Typu projektu.

Položka Hodnota slouží k setřídění seznamu stavů v činnostech pořizování a editace projektů.

Zákaz editace udává, ve kterých stavech není povoleno projekt editovat nebo rušit.

Činnost 6.10.3 Smlouvy na projekty

Skupina činností pro evidenci smluv s našimi odběrateli a plánovaní fakturace dohodnuté ve smlouvách.

Činnost 6.10. 3. 5 Smlouvy s odběrateli

Slouží k evidenci prodejních smluv. Po výběru vzoru bude zobrazen vstupní formulář prodejní smlouvy.

Prodejní smlouva je v ESO9 dokladem, jeho hlavička eviduje základní údaje smlouvy, pomocí složek definujeme fakturační kalendář smlouvy. Ke smlouvě lze ukládat přílohy do dokumentové databáze – soubory různých formátů. Jejich náhled je k dispozici v pravé části obrazovky. Celkovou částku smlouvy nelze zadat přímo do smlouvy, ale nasčítá se z jednotlivých záznamů fakturačního kalendáře.

Smlouvu lze přiřadit k Projektu. Pokud je Projekt na smlouvě vyplněn, je tato smlouva viditelná pro daný projekt v činnostech 6.10. 1 Evidence projektů.

Nad horní částí je zapojen mechanismus obarvení řádků tabulky pro identifikaci počtu přiložených souborů.

Fakturační kalendář ve spodní části umožňuje při uložení smlouvy nadefinovat počet, částky, sazbu DPH a text faktury pro jednotlivé etapy fakturace.

Z každého záznamu fakturačního kalendáře lze založit fakturu vydanou podle vybraného vzoru FAV. Tím vzniká i záznam v historii dokladů – faktura je následníkem smlouvy. Pokud už záznam kalendáře fakturován byl, je zobrazeno číslo faktury. (Pouze v případě, že faktura byla založena odsud. Faktury založené ručně nejsou s fakturačním kalendářem propojené.)

Je-li na záznamu fakturačního kalendáře vyplněno číslo projektu, toto se při založení Faktury vydané do ní přenese a bude součástí jejích účetních záznamů.

Činnost 6.10. 3. 6 Fakturační kalendáře

Poskytuje přehled všech záznamů fakturačních kalendářů přes všechny prodejní smlouvy.

Neslouží k editaci fakturačních kalendářů ani k zakládání faktur.

Účelem této činnosti je zobrazit podklady pro přehled očekávané fakturace.