Inventura skladových zásob

info

Tento obsah je dostupný i jako přiložený dokument. Stáhnout PDF

Kroky inventury

O tom, zda se během inventury pracuje s účetním nebo fyzickým stavem, rozhoduje hodnota parametru aplikace INV_JAKYSTAV ve skupině parametrů Skladové. Viz kapitola Číselníky a parametry . Před provedením inventury je doporučeno pro konkrétní sklad zakázat pořizování jiných skladových dokladů než inventurních, aby se během inventury neměnily stavy zboží na skladech. K tomu slouží položka „Probíhá inventura“ v číselníku 9.5.7 Sklady . Aby se mohly pořizovat jen inventurní doklady, je třeba nastavit hodnotu položky na Ano . Po dokončení inventury je třeba změnit nastavení na hodnot Ne .

Samotná inventura probíhá v několika krocích:

• Vytvoření inventurního soupisu
• Vytištění podkladů pro inventuru
• Zadání skutečných zjištěných stavů
• Vygenerování opravných inventurních dokladů

Průběh inventury

Inventurní soupis skladu k datu (2.3.3.1)

Po zadání data a vyplnění filtru se k zadanému datu zobrazí Inventurní soupis.

• V horní části jsou zobrazeny jednotlivé zboží na skladě a pro každé zboží na skladě údaje o celkových účetních a fyzických příjmech, výdejích a stavu k zadanému datu.
• V dolní části je ke každému zboží na skladě zobrazen detailní seznam složek dokladů s fyzickými a účetními příjmy a výdeji.

Z horní části lze odkazem vytvořit obratové tiskové sestavy Obratová sestava roční a Obratová sestava měsíční . Sestavy se vytvoří pro sklad, který je uveden na skladové kartě, ze které byla sestava vyvolaná. Podle zadaného data se určí pro který rok, resp. pro který měsíc se sestava vytvoří.

Tisk podkladů pro inventuru (2.3.3.2)

Slouží pro vytištění podkladu pro provedení inventury (zapsání zjištěných hodnot). Před vytištěním se zvolí podmínky:

• pro jaký sklad sestavu vytisknout
• rozsah čísel zboží na skladě, pro které se sestava vytiskne
• zda vytisknout jen zboží, které má stavy
• zda vytisknout aktuální stav zboží
• zda pro zboží se šaržemi tisknout mezisoučty za zboží
• zda pro zboží se šaržemi tisknout na šířku

Podle toho, zda se na skladě pracuje nebo nepracuje se šaržemi, se zvolí sestava k vytištění (Tisk sestavy/XLS nebo Tisk sestavy po šaržích/XLS). Sestava je tříděna podle čísel zboží na skladě.

Zadání zjištěných inventurních rozdílů (2.3.3.3)

Zde se zadávají zjištěné skutečné stavy zboží na skladě. Pokud se pracuje se šaržemi, zadávají se zjištěné stavy pro jednotlivé šarže (šarží se rozumí číslo šarže, umístění, výrobní číslo). Podle zde zadaných stavů se následně v činnosti 2.3.3.4 Generování inventurních dokladů vytváří inventurní doklady.

Formulář se skládá ze tří částí:

V horní části se vybírá sklad, pro který se budou zadávat zjištěné stavy. Pro informaci je dále zobrazeno, zda se na skladě pracuje se šaržemi, kdo a kdy pro tento sklad provedl poslední přípravu inventury a kdo a kdy pro tento sklad provedl nastavení stavu dokladu inventury.

• Před zadáváním stavů je nutné provést přípravu inventury tlačítkem „Příprava inventury - naplnění stavů“ . Při tom se nastaví, že není založen doklad inventury, viz níže. Dle nastavené hodnoty výběrové položky se provede příprava buď se stavy, nebo bez stavů:

  • Ano – se stavy: do položky „Inventurní stav“ se naplní aktuální stavy. Zda se převezme fyzický nebo účetní stav záleží na nastavení parametru INV_JAKYSTAV, viz výše. Stavy zjištěné při inventuře stačí zadávat jen v případě, že se liší od aktuálních stavů. Tam kde nebyl nalezen rozdíl, se ponechají naplněné stavy beze změny.
  • Ano – bez stavů (nulové stavy): do položky „Inventurní stav“ se nastaví nulové stavy. Je třeba zadávat stavy zjištěné při inventuře ke každému zboží, resp. jeho šaržím. POZOR, v opačném případě může dojít k nechtěnému vynulování množství. Pokud by se spustilo generování inventurních dokladů v činnosti 2.3.3.4 (viz níže) bez předchozího zadání stavů, dojde u všech zboží, resp. jeho šarží, k vytvoření inventurního manka.

• Pokud byla inventura provedena (tedy bylo pro tento sklad provedeno vytvoření inventurního dokladu v činnosti 2.3.3.4 Generování inventurních dokladů), je u zboží na skladu a šaržích nastaveno, že byl založen doklad inventury (viz níže). V tom případě zadané stavy nemají vliv na činnost 2.3.3.4 Generování inventurních dokladů. Pokud se má ještě v inventuře pokračovat (opravit zadané množství), je třeba tlačítkem „Nastavení stavu dokladu inventury“ změnit informaci o tom, že byl inventurní doklad založen. Před použitím tlačítka je třeba změnit hodnotu na Nezaložen. Díky tomu pak lze ve stávající inventuře pokračovat.

  • Poznámka: ke změně stavu dokladu inventury dojde i při přípravě (viz výše), ale při tom se „ztratí“ již zadané inventurní stavy.

V prostřední části je zobrazeno veškeré zboží na (v horní části) vybraném skladu.

• Do položky Inventurní stav se zadávají stavy zjištěné při inventuře. Má význam jen v případě, že se na skladě nepracuje se šaržemi. V opačném případě je nutné zadávat stavy pro jednotlivé šarže ve spodní části.
• V položce Doklad inventury je pro kontrolu uvedeno, zda již pro tento sklad byl nebo nebyl založen inventurní doklad.

Při práci se šaržemi jsou ve spodní části zobrazeny šarže konkrétního (z prostřední části) zboží na skladě.

• Do položky Inventurní stav se zadávají stavy zjištěné při inventuře.
• Pokud jsou během inventury nalezeny doposud neexistující šarže, lze je zde rovnou založit.
• Kromě samotných šarží (číslo šarže, umístění a výrobní číslo) je možné zadávat i rozšiřující vlastnosti šarží (zakázka, datum výroby a datum spotřeby).
• V položce Doklad inventury je pro kontrolu uvedeno, zda již pro sklad byl nebo nebyl založen inventurní doklad.

Generování inventurních dokladů (2.3.3.4)

V činnosti se podle stavů zadaných v činnosti 2.3.3.3 vygenerují inventurní doklady (přebytků a mank), které příjmem nebo výdejem vyrovnají stavy zboží na skladě.

• Při práci se šaržemi lze nejprve vygenerovat doklady záměn, které vyrovnají množství mezi šaržemi (v rámci jednoho zboží na skladě). Inventurní doklady jsou doklady účetní, mění fyzický a účetní stav zboží. Doklady vznikají ve skladových cenách.
• Při generování mohou vzniknout dvě nové hlavičky dokladů pro každý sklad: inventurní příjemka (pro inventurní přebytky) a inventurní výdejka (pro inventurní manka). Jaké vzory se použijí, záleží na nastavení typů dokladů, vzorů dokladů a parametrů aplikace. Viz kapitola Číselníky a parametry . Pokud není zjištěn vůbec žádný inventurní přebytek (u žádného zboží na skladě), inventurní příjemka se nezakládá. Stejně se postupuje u manka, pokud není žádné zjištěno, inventurní výdejka se nezakládá.
• Pod hlavičku se založí složky jen pro takové zboží na skladě, resp. jeho šarže, u kterého se ručně zadaný inventurní stav lišil od stavu na kartě zboží na skladě. Do generování nevstoupí šarže, u kterých už bylo množství vyrovnáno záměnou. Pro záměny šarží se používají stejné vzory dokladů a pohyby, jako pro záměny tvořené v činnosti 2.3.2.15 Záměna zboží, viz samostatný dokument Příjmy a výdeje .

Formulář se skládá ze tří částí:

• V horní části se vybírá sklad, pro který se budou vytvářet opravné doklady. Pro informaci je dále zobrazeno, zda se na skladě pracuje se šaržemi.
• V prostřední části je zobrazeno zboží na (v horní části) vybraném skladu, u nichž existuje rozdíl mezi inventurním a fyzickým/účetním stavem a zároveň je u nich (v činnosti 2.3.3.3 Zadání zjištěných inventurních stavů) nastavena položka „Doklad inventury“ na hodnotu Nezaložen.
• Při práci se šaržemi jsou ve spodní části zobrazeny šarže konkrétního (z prostřední části) zboží na skladě, u kterých existuje rozdíl mezi inventurním a fyzickým/účetním stavem a zároveň je u nich (v činnosti 2.3.3.3) nastavena položka „Doklad inventury“ na hodnotu Nezaložen.

Prostřední a spodní části jsou určeny jen ke čtení, nic zde již nelze opravit. K samotnému generování dokladů je určena horní část.

• Sestavou „Zboží na skladě s inventurním rozdílem“ se zobrazí zboží na skladě se zjištěným inventurním rozdílem. V sestavě jsou zobrazeny informace z prostřední, resp. spodní části.
• K vyrovnání množství mezi šaržemi slouží tlačítko „Automatické záměny šarží“. Použitím tlačítka se založí doklady záměn u těch zboží a jeho šarží, kde je to možné (chybějící množství na jedné šarži je stejné jako množství přebývající na jiné u stejného zboží na skladě). Čísla dokladů se zobrazí. Pomocí odkazů „Záměny šarží výdejka“ a „Záměny šarží příjemka“ je možné na doklady přejít (a dále s nimi případně pracovat). Poté se zaktualizují rozdíly v prostřední a spodní části.
• K samotnému založení inventurních dokladů slouží tlačítko „Vytvoření opravného dokladu“. Použitím tlačítka se založí inventurní doklady (pokud je nalezen nějaký rozdíl, který mezitím nebyl vyrovnán záměnou). Zároveň se pro tento sklad nastaví (v činnosti 2.3.3.3 Zadání zjištěných inventurních rozdílů), že byl založen doklad inventury. Čísla dokladů se zobrazí. Pomocí odkazů „Opravná výdejka“ a „Opravná příjemka“ je možné na doklady přejít (a dále s nimi případně pracovat).

Číselníky a parametry

Sklady (9.5.7)

V případě, že na skladě probíhá inventura, je doporučeno pro konkrétní sklad zakázat pořizování jiných skladových dokladů než inventurních, aby se během inventury neměnily stavy zboží na skladech.

• Lze to nastavit položkou "Probíhá inventura" na hodnotu ANO .

Vzory dokladů (9.4.6)

Aby při inventuře vznikly inventurní doklady, je potřeba mít pro jednotlivé sklady nadefinované vzory pro příjem a výdej inventurních rozdílů.

• Tyto vzory musí mít ve složkách vyplněny správně kódy pohybů pro přebytky a manka, podle toho, co je uvedeno v parametrech aplikace, viz níže. Vzory musí být zároveň připojeny pod odpovídající typy dokladů, viz níže.

Typy dokladů (9.4.4)

Pro typy dokladů SPU (Skladová příjemka účetní) a SVU (Skladová výdejka účetní) musí být v odkazu „Vzory dokladů pro uživatele“ připojeny vzory pro inventurní příjem (u SPU) a pro inventurní výdej (u SVU).

Kódy pohybů složek (9.4.5)

Pomocí kódů pohybů se přenáší na složku dokladu informace o charakteru pohybu. Pro inventuru je třeba zde mít založeny pohyby používané pro inventurní příjmy a inventurní manka. Tyto kódy zároveň musí existovat v parametrech aplikace, viz níže.

Parametry aplikace (9.6.1)

Do parametrů aplikace nemá běžný uživatel přístup. Nastavovat a měnit parametry může pouze pracovník s potřebnými znalostmi implementace systému! Pro snazší orientaci jsou parametry rozděleny do tematických skupin.

Skupina Skladové

• INV_JAKYSTAV - Stav zboží na skladě, vůči kterému se počítá inventurní rozdíl
  Určuje, zda se budou inventurní rozdíly počítat vůči fyzickému nebo vůči účetnímu stavu zboží na skladě.
• Poh_P_Invent - Kód pohybu pro inventurní příjem
  Zadaný kód pohybu určuje, který vzor dokladu (v rámci skladu) se použije pro inventurní příjem přebytku v činnosti 2.3.3.4 Generování inventurních dokladů.
  • Zde uvedený kód musí existovat v číselníku 9.4.5 Kódy pohybů složek.
• Poh_V_Invent - Kód pohybu pro inventurní výdej
  Zadaný kód pohybu určuje, který vzor dokladu (v rámci skladu) se použije pro inventurní výdej manka v činnosti 2.3.3.4 Generování inventurních dokladů.
  • Zde uvedený kód musí existovat v číselníku 9.4.5 Kódy pohybů složek.
• PovolPoh_Invent - Kódy povolených pohybů během inventury
  Zadané kódy pohybů určují, že vzory dokladů, které tyto kódy pohybů obsahují, jsou během inventury povolené.
  • Pokud je v číselníku Skladů nastaveno, že probíhá inventura, pak lze pořizovat jen doklady s těmito pohyby, ostatní nelze pořizovat.