Činnost umožňuje pořizovat nové osoby nebo opravovat údaje u již evidovaných osob. K osobám umožňuje pořizovat nebo opravovat adresy, rodinné příslušníky, kvalifikace, trvalé mzdové složky, poznámky atd.\\
Vstupní formulář pro činnost Osoba – personalistika je rozdělen do šesti částí:\\
1. Horní část formuláře slouží k zadávání osobních údajů osoby.

• „Osobní číslo“ se může generovat automaticky a jeho formát lze nastavit. V parametrech úlohy je možné definovat tvar číselné řady osobního čísla; v tomto případě se při založení nové osoby nabídne první volné číslo v definované řadě.
  

• E-mail - jedná se o e-mail, se kterým program ESO9 PAM dál pracuje, používá se např. pro odesílání výplatních pásek a zpráv pro Zaměstnanecký portál.
  

• E-mail další - položka slouží k evidenci dalšího e-mailu zaměstnance pro potřeby uživatele programu ESO9 PAM. S tímto e-mailem se nikde v základní verzi programu dál nepracuje, lze ho využít k profi úpravám.
  

• ID datové schránky - slouží pouze k evidenci datové schránky zaměstnance, v případě potřeby lze ID vytisknout např. na pracovní smlouvu nebo jiné dokumenty.
  

• Středisko osoby - zadává se v případě, kdy se mzdy účtují na střediska. Středisko osoby se vybírá z číselníku středisek z ekonomické aplikace ESO9. Historii změn střediska osoby je možné evidovat trvalou MS k osobě <i>O005 Středisko osoby</i> - na složce se zadává do textového údaje kód střediska a platnost od - do. Složku lze použít i pro změnu střediska do budoucna - v případě zadání kódu nového střediska a platnosti od v budoucím období, dojde uzávěrkou automaticky ke změně střediska podle kódu zadaného v textovém údaji na mzdové složce.
  

• Údaje „Výplatní místo“ a „Účetní skupina“ jsou povinné. Pomocí údaje „Účetní skupina“ je realizovaná vazba na ostatní moduly ESO9.
  

• Položka „Aktivní“ je určena k označení osob v aktivním pracovním poměru. Položka má pouze informativní význam a je určena k možnosti nastavit požadovaný filtr na zobrazení evidovaných osob.
  

• Na základě zadaného rodného čísla se automaticky dopočítá a vyplní datum narození, pohlaví a odchod do důchodu. Zároveň dochází k automatické kontrole správnosti rodného čísla a ke kontrole duplicity rodného čísla. To znamená, že pokud zadané rodné číslo nemá správný formát, který je pro rodná čísla stanovený zákonem, vypíše systém chybové hlášení a neumožní toto rodné číslo uložit. Při kontrole duplicity rodného čísla (tedy pokud je rodné číslo již v databázi zadané u jiné osoby) vypíše systém chybové hlášení s osobním číslem, u kterého je zadáno stejné rodné číslo. V tomto případě je nutné ověřit, zda obě osoby opravdu mají shodná rodná čísla. Pokud ano, je možné rodné číslo zadat u obou osob.
  

• Datum skutečného odchodu do starobního důchodu - slouží k evidenci odchodu zaměstnance do skutečného důchodu. Informace se tiskne např. na sestavu 3.2.4.6 Odchod do důchodu.
  

• Datum předpokládaného odchodu do důchodu - vypočte se automaticky na základě zadaného datumu narození, vliv může mít také počet zadaných dětí - tomto případě dojde k automatickému přepočtu datumu. Datum se tiskne na sestavu 3.2.4.6 Odchod do důchodu.
  

• Ruční vstup předpokládaného odchodu do důchodu - defaultní hodnota je <i>Ne</i>. Pokud dojde k ruční změně <i>Datumu předpokládaného odchodu do důchodu</i>, změní se položka na <i>Ano</i>. Pokud dojde po ruční změně datumu k jeho smazání, dopočte se automaticky opět <i> Datum předpokládaného odchodu do důchodu</i> dle odpovídajícího algoritmu a položka <i>Ruční vstup předpokládaného odchodu do důchodu</i> se změní zpět na <i>Ne</i>.
  

• Pokud je v parametrech aplikace nastaven požadavek na evidenci historie osobních údajů, založí se například při změně příjmení v trvalých složkách k osobě složka O001 Příjmení s původním příjmením v položce „Textový údaj“. Podobně jsou evidovány změny všech základních údajů.
  

• Položka „Je uchazečem „ je určena k evidenci uchazečů o zaměstnání. Pokud má osoba zadáno v položce „Je uchazečem “ - „Ano“ a pokud nemá evidovaný žádný pracovní vztah je možné osobu z evidence smazat. Výmaz se provede tlačítkem „Smazat uchazeče“. Osoby, které jsou v personalistice evidované jako uchazeči, nejsou zobrazovány ve mzdové části aplikace.
  

• Ke každé osobě je možné připojit její fotografii. Pro připojení fotografie je nutné vložit do DMS dokument s danou fotografií a u dokumentu zadat „Typ dokumentu“ FOTO.
  

2. Levá prostřední část formuláře slouží k zadávání adres osoby.

• Při zadávání je důležité vybrat „Druh adresy“ a zadat platnost adresy vyplněním položky „Platí od data“. Při změně adresy je pak nutné u stávající adresy vyplnit položku „Platí do data“, čímž se ukončí její platnost.
  

• U nově zadané adresy je nutné vyplnit položku „Platí od data“, čímž se adresa nastaví jako aktuální platná adresa.
  

• Podrobně je zadávání adres popsáno v činnosti 2.1.1.3 Adresy osoby.
  

3. Pravá prostřední část formuláře slouží k zadávání rodinných příslušníků osoby.

• Při zadávání je důležité zadat „Rodné číslo“ a „Typ rodinného příslušníka“.
  

• Podrobně je zadávání rodinných příslušníků popsáno v činnosti 2.1.1.4 Rodinní příslušníci osoby.
  

4. Druhá levá prostřední část formuláře slouží k zobrazování a zadávání kvalifikací osoby.

• K vybrané osobě je možné evidovat všechny její získané kvalifikace – vzdělání, zkoušky, certifikace, školení, lékařské prohlídky atd.
  

• Kvalifikace, její obor a stupeň se vybírají z číselníků. Tyto číselníky je nutné nejdříve naplnit. Více viz 8 Číselníky.
  

• Praxe
  

• Ke konkrétní kvalifikaci lze evidovat poznámku a platnost.
  

• Odkaz Vzdělání - slouží k zadávání kódu oboru nejvyššího dosaženého vzdělání pro ISPV. Více viz Vzdělání.
  

5. Druhá pravá prostřední část formuláře slouží k zobrazování a zadávání škol a kurzů.

• Jedná se o údaj, který se váže ke kvalifikaci osoby.
  

• Pokud je nutné evidovat, na jaké škole či kurzu získala osoba kvalifikaci zobrazenou v části formuláře „Kvalifikace osoby“, je možné toto evidovat v této části formuláře.
  

6. Spodní část formuláře slouží k zobrazování a ukládání dokumentů ke kvalifikaci.\\
Dokument se váže ke kvalifikaci, která je zobrazená v části formuláře „Kvalifikace osoby“.\\\\
V záhlaví formuláře jsou k dispozici odkazy umožňující přejít na činnosti, ve kterých se pořizují další údaje k osobě:\\

• Odkaz „Pracovní vztahy“ umožňuje přejít na činnost 2.1.3.1 Pracovní vztahy - personalistika, která slouží k evidenci pracovních vztahů osoby.
  

• Odkaz „Trvalé mzdové složky“ umožňuje přejít na činnost 2.1.2 Trvalé MS k osobě, která slouží k zadávání aktuálních trvalých MS k osobě.
  

• Odkaz „Prohlídky“ umožňuje přejít na činnost 2.3.2 Lékařské prohlídky - osoby, která slouží k zadávání lékařských prohlídek osoby.
  

• Odkaz „Všechny adresy“ umožňuje přejít na činnost 2.1.1.3 Adresy osoby, která slouží k zadávání adres osoby.
  

• Odkaz „Rodinní příslušníci“ umožňuje přejít na činnost 2.1.1.4 Rodinní příslušníci osoby, která slouží k zadávání rodinných příslušníků osoby.
  

Další odkazy v záhlaví formuláře umožňují:\\

• Evidovat k osobě její vlastnosti, které je pak možné porovnávat s vlastnostmi požadovanými pro pracovní místo ( viz odkaz "Vlastnosti").
  

• Evidovat k osobě její minulá zaměstnání a kvalifikace získané v těchto zaměstnání ( viz odkaz "Minulá zaměstnání").
  

• Plánovat kariéru jednotlivých zaměstnanců ( viz odkaz "Plán kariéry").
  

• Pořizovat poznámky k osobě ( viz odkaz "Poznámky").
  

• Přiřadit osobu do skupiny uživatelů ( viz odkaz "Osoba ve skupině").
  

• Připojit k osobě dokument ( viz odkaz "DMS").
  

• Ověřit, zda je osoba evidovaná v ESO9 PAM mezi dlužníky v Insolvenčním rejstříku. K ověření osoby slouží odkaz „ISIR“. Ověření probíhá na základě zadaného rodného čísla na adrese <a href=„https://isir.justice.cz“ target=„_blank“>https://isir.justice.cz</a>.
  

• Vytisknout souhlas se zpracováním osobních údajů zaměstnance ( viz odkaz "GDPR Souhlas").
  

• Vytisknout informace o zpracování osobních údajů zaměstnance ( viz odkaz "GDPR Informace").
  

Slouží k zadávání konkrétních vlastností k osobě a k evidenci hodnot vlastností. Vlastnosti konkrétní osoby je možné porovnávat s vlastnostmi požadovanými na pracovní místo.

• V horní části formuláře se zobrazují základní údaje osoby a slouží pouze k výběru osoby, ke které se mají zobrazovat vlastnosti ve spodní části formuláře.
  

• Ve spodní části formuláře se zadávají a zobrazují vlastnosti osoby. Vlastnost se vybírá z číselníku 8.2.7 Vlastnosti, dále lze k vlastnosti zadat její platnost.
  

Slouží k evidenci minulých zaměstnání a kvalifikací, které zaměstnanec v těchto zaměstnáních získal.

• V horní části formuláře se zobrazují základní údaje osoby a slouží pouze k výběru osoby, ke které se mají zobrazovat minulá zaměstnání ve spodní části formuláře.

• V prostřední části formuláře se zadávají a zobrazují minulá zaměstnání osoby. K minulému zaměstnání lze evidovat jeho popis, způsob ukončení a platnost.

• Ve spodní části formuláře se zadávají a zobrazují kvalifikace osoby získané v minulém zaměstnání zobrazeném v prostřední části formuláře. Kvalifikace, její obor a stupeň lze vybrat z číselníku 8.2.6 Kvalifikace. Ke každé kvalifikaci lze zadat její platnost.
  

Slouží k plánování kariéry zaměstnanců.

• V horní části formuláře se zobrazují základní údaje osoby a slouží pouze k výběru osoby, ke které se mají zobrazovat minulá zaměstnání ve spodní části formuláře.

• Ve spodní části formuláře se zadávají a zobrazují pracovní místa, která by měl zaměstnanec během své kariéry zastávat. Pracovní místa se vybírají z číselníku 8.2.1 Pracovní místa a ke každéu plánovanému pracovnímu místu lze zadat datum, od kterého by daný zaměstnanec měl toto pracovní místo vykonávat.

Odkazy v záhlaví spodní části formuláře umožňují:

• Přejít do číselníku 8.2.1 Pracovní místa, kde je pracovní místo detailně popsáno.

• Vytisknout sestavu Kontrola kvalifikací k pracovnímu místu, která přehledně zobrazuje požadované kvalifikace k danému pracovnímu místu a také to, zda zaměstnanec tyto požadavky splňuje.
  

Slouží k zadávání různých typů poznámek k osobě.

• V horní části formuláře se zobrazují základní údaje osoby a slouží pouze k výběru osoby, ke které se mají zobrazovat poznámky ve spodní části formuláře.
  

• Ve spodní části formuláře se zadávají a zobrazují „Poznámky k osobě“. Typ poznámky se vybírá z číselníku 8.1.17 Typy poznámek k osobě, dále lze k poznámce zadat „Datum“, libovolný text a přiložit „Dokument“.
  

Slouží k přiřazení osoby ke skupině konkrétních uživatelů ESO9 PAM, kteří mají mít přístup k údajům o dané osobě. Lze tak jednoduše nastavit různá přístupová práva jednotlivých mzdových účetní k datům zaměstnanců. Uživatelé potom mohou pracovat jenom s daty přiřazených zaměstnanců.

• Kód skupiny uživatelů se vybírá z číselníku skupiny uživatelů. Pokud není osoba přiřazená k žádné skupině uživatelů, mají k jejím údajům přístup všichni uživatelé ESO9 PAM.
  

• K nastavení skupin uživatelů slouží činnost 9.2.2 Skupiny uživatelů.
  

Slouží k ukládání dokumentů k osobě. Pokud je potřeba k osobě uložit dokument, je možné ho uložit pomocí odkazu do dokumentové databáze (DMS). Při ukládání je možné zvolit typ dokumentu z číselníku, popsat dokument, zvolit u dokumentu klíčová slova atd. Podrobně je práce s dokumenty popsána v činnosti 7.1.1 Dokumenty.

Sestava „GDPR Souhlas“ slouží jako vzor souhlasu zaměstnance se zpracováním osobních údajů. Jako příklad jsou uvedené dvě možnosti, kdy bude potřeba ke zpracování osobních údajů souhlas zaměstnance. Pokud bude potřeba použít souhlas pro jiné zpracování osobních údajů, bude nutné sestavu upravit.

Sestava „GDPR Informace“ popisuje obecně důvody a účely zpracování osobních údajů zaměstnanců, kategorie osobních údajů, příjemců, doby uložení a práva subjektu osobních údajů. Slouží k informování zaměstnanců o zpracování osobních údajů, které zaměstnavatel provádí.

Odkazem Vhodná pracovní místa pro osobu lze zobrazit sestavu s výpisem vhodných pracvních míst. Počet vypsaných vhdodných pracovních míst lze ovlivnit vyplněním pole počet nabídnutých PM - implicitně předbízeno 5. Vhodná pracovní místa se posuzují dle kvalifikačních požadavků na pracovní místo či funkci a zadané dosažené kvalifikace osoby.

Odkazem Vzdělání lze přejít na stránku sloužící k evidenci školy, na které byla daná kvalifikace získána, a k zadávání oboru vzdělání pro statistické zjišťování ISPV (Informační systém o průměrném výdělku.). \\
ISPV\\
Povinnost poskytovat data o zaměstnancích se týká společností, které mají více než 250 zaměstnanců a menších firem vybraných MPSV. K nejvyššímu dosaženému vzdělání je nutné evidovat také kód oboru vzdělání.\\
Kód oboru vzdělání je složen z roku ukončení studia, kódu školy a kódu oboru vzdělání. Proto doporučujeme evidovat také školu v položce Textový údaj a datum ukončení studia v položce Do data. Kód se vyplňuje u zaměstnanců se středním a vyšším vzděláním. Pokud má zaměstnanec ukončeno více škol se stejným nejvyšším vzděláním, vyplní se obor vzdělání, který nejvíce odpovídá požadavkům na jeho současné zaměstnání. Jestliže to nelze určit, vyplní se obor vzdělání, které ukončil později.\\
K vytvoření kódu oboru vzdělání slouží internetová aplikace. Odkaz na tuto aplikaci ISPV - aplikace obor vzdělání je umístěn ve formě Školy a kurzy k vybrané kvalifikaci za polem, do kterého se kód zadává (nutné zkopírovat zjištěný kód z aplikace).\\
Pro kontrolu zadaných kódů oboru vzdělání lze vytisknout v činnosti 3.2.8.1 Statistika vzdělání odkazem Tisk nejvyšších vzdělání sestavu Nejvyšší dosažené vzdělání. Do vstupního filtru je nutné v poli Typ PV možnost Bez externích a dohod, protože tyto do ISPV nevstupují.