Slouží k pořizování, evidenci, tisku a rušení faktur přijatých zálohových. Faktury mohou být tuzemské, zahraniční z EU a zahraniční mimo EU.
Částka zálohy se při pořizování faktury přijaté zálohové nezadává do hlavičky (na rozdíl od faktur přijatých účetních), ale do složky typu „Ostatní“.
Postup pro vytváření faktur přijatých zálohových, faktur přijatých zálohových daňových, a jejich připojení k fakturám doúčtovacím je popsán v dokumentu <a href=„http://wiki.eso9.cz/lib/exe/fetch.php?media=startdoc:cz:zalohove_a_zuctovaci_faktury.pdf“ target=„_blank“>Zálohové a zúčtovací faktury</a>.

Na přijaté faktuře zálohové není nutné vyčíslit DPH, lze to udělat až při vytváření faktury přijaté zálohové daňové.
Pokud je faktura zálohová a konečná doúčtovací faktura v jednom období DPH, nemusí vniknout zálohová daňová faktura. V tom případě se na doúčtovací fakturu (která zajistí zaúčtování DPH) připojí faktura zálohová.
Pokud je zdanitelné plnění předmětem přenesené DPH §92 mezi dvěma plátci DPH, nejsou placené zálohy předmětem DPH. V tom případě se nevystavuje zálohová daňová faktura. Pro neplátce DPH se použije postup využívající zálohovou daňovou fakturu.

Standardně od stavu „Oveřeno“ vzniká k faktuře přijaté zálohové rozúčtování, které slouží pro tvorbu platebních příkazů a párování s úhradou. Ke každé faktuře vzniknou standardně dva účetní zápisy s účtem záloh, které nemají obrat MD ani obrat Dal, částka zálohy se naplňuje do položky „Saldokontní částka“. Z hlediska hlavní účetní knihy se tedy zálohová faktura chová jako doklad neúčetní a nedaňový.
Po úhradě zálohy a jejím spárování s platbou je možné vytvořit přijatou fakturu zálohovou daňovou jako následníka přijaté zálohové faktury. V momentě jejího vytvoření bude tato spárována s původní zálohovou fakturou. Faktura přijatá zálohová daňová zajistí zaúčtování DPH - buď podle zálohové faktury, pokud v ní bylo vyčísleno, nebo podle parametrů zadaných uživatelem při jejím vytváření. Při částečných úhradách zálohy lze vystavit více zálohových daňových faktur, vždy na příslušnou úhradu.

V záhlaví vstupního formuláře jsou k dispozici odkazy, které umožňují práci s fakturou:
- vstupní formulář hlavičky faktury ( viz odkaz "Detail hlavičky")
- vstupní formulář rozúčtování faktury ( viz odkaz "Rozúčtování")
- tisky: likvidační lístek ( viz odkaz "Tisk.likv.lístku"), sestava všech provedených úhrad ( viz odkaz "Úhrady"), sestava provedených platebních příkazů ( viz odkaz "Provedené PP"), sestava historie faktury ( viz odkaz "Historie")
- činnosti související s úhradou faktury: platba v hotovosti ( viz odkaz "Platba v hotovosti"), vystavení platebního příkazu ( viz odkaz "PP"), definování splátkového kalendáře ( viz odkaz "Spl.kal.")
- založení faktury zálohové daňové jako následníka faktury přijaté zálohové ( viz odkaz "Daňový doklad")

Zobrazí tiskovou sestavu všech platebních příkazů, kterými byla hrazena vybraná faktura, ve struktuře
Číslo platebního příkazu – Datum úhrady – Částka úhrady
Odkazem na čísle PP lze na platební příkaz přejít a dále s ním pracovat.
Do sestavy je zahrnut i platební příkaz NEPLAT, na němž jsou doklady závazků, které nemají být hrazeny.

Slouží k výběru vzoru, podle kterého bude založen nový doklad (viz číselník 9.4.6 Vzory dokladů).
V případě přijatých faktur zálohových různé vzory definují různé číselné řady, středisko a účet záloh.

Vstupnímu formuláři předchází filtr. Jeho přesné vyplnění omezuje množství načítaných dat a zrychluje práci!

Vstupní formulář se skládá ze dvou částí. V horní části je zobrazena hlavička faktury přijaté zálohové, ve spodní části složky faktury přijaté zálohové.
Nejdůležitější položky hlavičky jsou:
- dodavatel
- datum splatnosti
- variabilní symbol, bankovní účet a banka pro platbu
- měna
- stav: hraje důležitou roli pro automatický vznik rozúčtování, standardně se účtuje až od stavu „ověřeno“, přičemž existence rozúčtování je podmínkou pro vystavení PP a pro párování s platbou
Nejdůležitější položky složek jsou:
- počet – pro zálohu zadáváme 1
- jednotková cena – částka zálohy
Účty a střediska se při pořizování zálohové faktury standardně nezadávají, naplňují se podle vzorů.

Při ručním pořizování nebo editaci dokladu se zobrazí upozornění v případě, že je na dokladu uveden subjekt, který má příznak nedůvěryhodného plátce, a v případě, že je na dokladu uveden subjekt, jehož DIČ začíná znaky „CZ“ a současně platba je směrována na bankovní účet, který nemá nastavenu vlastnost Zveřejněný účet MF ČR, nebo je to účet zahraniční nebo účet u subjektu vůbec neexistuje. Doklad se uloží. Tyto kontroly je možné nastavit (měkká/tvrdá) v číselníku 9.4.4 Typy dokladů, více <a href=„http://wiki.eso9.cz/lib/exe/fetch.php?media=startdoc:cz:evidence_neduveryhodnych_platcu_dph.pdf“ target=„_blank“>viz Evidence nedůvěryhodných plátců DPH</a>. Do doby, než bude doklad hrazen, se může situace daného subjektu měnit, a proto stav ke dni pořízení dokladu je pouze informativní. POZOR, kontroly neprobíhají online vůči webové službě MF ČR, ale vůči naposledy aktualizovaným údajům v zákaznické aplikaci (v evidenci subjektů a bankovních účtů subjektu, viz 9.3.3 Subjekty).
Tlačítko „Ověření důvěryhodnosti plátce“ slouží k aktualizaci subjektů a jejich účtů pomocí webové služby ministerstva financí ČR. Ověření se provádí pouze pro subjekty uvedené na označených dokladech, pokud není označen žádný doklad, ověřuje se subjekt na aktuálním dokladu.

Detailní údaje z hlavičky faktury přijaté zálohové zobrazuje ve vstupním formuláři pro detail hlavičky faktury přijaté účetní z činnosti 2.1.3.1 Faktury přijaté účetní, nenabízí filtr.

Zobrazuje ve vstupním formuláři účetní zápisy dokladu. Lze je editovat, rušit, pořizovat nové účetní zápisy.
Viz 9.7.1 Odkaz "Rozúčtování"

Vytvoří a zobrazí tiskový formulář likvidačního lístku.

Slouží k založení výdejového pokladního dokladu. Uživatel vybírá číslo pokladny, zadává datum a částku úhrady (standardně dnes a celá částka k úhradě). Po stisku tlačítka „Vydej z pokladny“ je založen pokladní výdejový doklad a jeho číslo je zobrazeno. Odkazem „Vzniklý výdejový pokladní doklad“ je možné na něj přejít a dále s ním pracovat.

V sestavě zobrazí všechny úhrady dokladu.
Viz 9.7.1 Odkaz "Úhrady"

Slouží k vystavení platebního příkazu na zálohovou fakturu přijatou.
Postup při vystavování PP je podrobně popsán v činnosti 1.2.1.2 Automatické vystavení platebního příkazu.

Slouží k definování rozložení plateb v čase, tj. splátkového kalendáře.
Splátkový kalendář je realizován v rozúčtování dokladu. Pro každou splátku bude založen jeden účetní zápis s příslušným datem a částkou splátky.
Ve vstupním formuláři pro definování splátkového kalendáře je na začátku zobrazen pouze automaticky vzniklý účetní zápis s celkovou částkou v položce „Uhradit Val“ pro účetní faktury a v položce „Částka salda Val“ pro zálohové faktury. Uživatel nezakládá splátkový kalendář zakládáním nových účetních zápisů, nýbrž na automatickém účetním zápise upraví datum a částku splátky. Po uložení se tento účetní zápis označí jako ruční a systém založí nový automatický účetní zápis podle účetních předpisů, jeho částku tvoří zbývající částka k úhradě. Na něm uživatel definuje další splátku zadáním data a částky, párovacího symbolu této splátky, předpisu penále pro tuto splátku, atd.

Slouží k založení přijaté daňové zálohové faktury jako následníka přijaté zálohové faktury, čímž se zajistí zaúčtování DPH. Při částečných úhradách zálohy je možné vystavit více zálohových daňových faktur, vždy na příslušnou úhradu.

Vstupní formulář je opticky rozdělen na dvě části.
V horní části jsou zobrazeny základní údaje o hlavičce kopírovaného dokladu, ve spodní části jsou parametry pro vznik následníka a tlačítko pro samotné kopírování.

Jako parametr je předvyplněno:
Typ dokladu - jedná se o FPZD (fakturu přijatou zálohovou daňovou)
Vzor dokladu - nabízí se vzor, který patří k typu dokladu FPZD (viz činnost 9.4.4 Typy dokladů, odkaz "Vzory pro uživatele") a zároveň je následníkem vzoru kopírované faktury přijaté zálohové (viz číselník Vazby mezi vzory, popsáno v číselníku 9.4.6 Vzory dokladů), lze jej změnit
Datum zd.plnění - přebírá se z data poslední provedené úhrady zálohové faktury, je možné jej změnit
Sazba DPH - nastaveno na „Dle faktury“, což umožňuje převzít sazbu DPH ze zálohové faktury. Pokud tam není uvedena, lze ji zde zadat.
Povolit vytvoření i v případě, že je faktura hrazena jen částečně - nastaveno na „Ne“. Je možné změnit na „Ano“, poté je nutné zadat sazbu DPH.
Změnit stav FPZ na - definuje nový stav zálohové faktury po vzniku zálohové daňové faktury. Je nutné nastavit vyšší stav, než je aktuální stav na zálohové faktuře.

Tlačítko „Vytvoření daňového dokladu“ založí podle zadaných parametrů nový doklad jako následníka zálohové faktury. Podle účetních předpisů (z typu nebo vzoru dokladu) bude zálohová faktura daňová rozúčtována. Nově založená přijatá daňová zálohová faktura bude spárována s původní (nedaňovou) zálohovou fakturou. Původní přijatá zálohová faktura bude uvedena do stavu podle parametru „Změnit stav FPZ na“.
Po provedení kopie je zobrazeno číslo nově založeného dokladu. Odkazem „Vzniklý doklad“ na něj lze přejít a dále s ním pracovat.

Zobrazuje sestavu historie, tj. předchůdců a následníků. Kterýkoliv z dokladů historie je možné zobrazit.
Viz 9.7.1 Odkaz "Historie"

Zobrazuje ve vstupním formuláři poznámky ke složce dokladu.
Viz 9.7.1.Odkaz "Poznámky"