Slouží k hromadnému nastavení vyššího stavu pro větší množství faktur přijatých (stav je možné měnit také na každé faktuře jednotlivě v činnostech, které slouží k editaci faktur).
V ESO9 Start je faktura přijatá standardně do systému založena ve stavu, v kterém nevzniká její rozúčtování (v závislosti na nastavení typu dokladu v číselníku 9.4.4 Typy dokladů nebo nastavení účetních předpisů v číselníku 9.2.7 Účetní typy dokladů). Např. faktury přijaté účetní (FPU) mají po založení stav „rozpracováno“ (na základě nastavení vzoru dokladu v číselníku 9.4.6 Vzory dokladů), u faktur přijatých zálohových (FPZ) je to stav „k ověření“ atd. Až když projde faktura schvalovacím mechanismem ve firmě a je shledána oprávněnou, lze jí schválit. V ESO9 Start se jedná o stav „schváleno“, od kterého je zakázána editace faktury. Tím zároveň vznikne rozúčtování faktury (viz 9.7.1 Odkaz "Rozúčtování"), účetní zápisy jsou pak evidovány v hlavní účetní knize (viz 1.1 Účetnictví). Existence rozúčtování je podmínkou pro vystavení platebního příkazu nebo pokladního výdajového dokladu a pro párování s platbou.
Poznámka: Dle nastavení v typu dokladu může rozúčtování vznikat již dříve, např. u FPU je to ve stavu „zaúčtováno“. Pokud již faktura měla rozúčtování, pak při změně stavu ze „zaúčtováno“ na „schváleno“ již k žádnému přeúčtování docházet nemusí.
Slouží k výběru typu, podle kterého se ke schválení zobrazí faktury přijaté (viz číselník 9.4.4 Typy dokladů). Protože pro každý z typů faktur přijatých může mít hodnota v položce „Stav dokladu“ jiný význam, je nutné nejprve zvolit typ dokladu, pro který se bude schvalování provádět.
Vstupnímu formuláři předchází filtr. Jeho přesné vyplnění omezuje množství načítaných dat a zrychluje práci!
Vstupní formulář je rozdělen na dvě části.
V horní části se volí nový stav, který má být na vybraných fakturách nastaven, je zde k dispozici tlačítko pro samotnou změnu stavu.
Ve spodní části je zobrazen seznam faktur přijatých zvoleného typu (bez ohledu na vzor), které mají stav 0 nebo vyšší a menší než stav, od kterého je pro daný typ zakázána editace (v ESO9Start se jedná o stav „schváleno“). Rozmezí stavů, podle kterého se mají doklady zobrazovat, jsou závislé na vybraném typu dokladu (dle nastavení v číselníku 9.4.4 Typy dokladů). Pro zjištění dokladů, které se mají zobrazit, se používá funkce fnStavTDProSchvaleni. Funkci lze uživatelsky přepsat a změnit tak rozmezí stavů, pro které se budou doklady nabízet.
Odkazem na čísle faktury je možné zobrazit doklad ve vstupním formuláři, což umožňuje s fakturou pracovat.
Faktury, u nichž má být změněn stav, je třeba ve spodní části označit. Stiskem tlačítka „Nastav nový stav“ v horní části se u všech označených faktur nastaví nový stav. Zároveň budou provedeny všechny akce, které s novým stavem souvisejí (například vznikne rozúčtování dokladu, uživatel může mít nadefinovány i jiné akce). Po změně stavu na stav „schváleno“ faktury ze seznamu zmizí, protože hodnota stavu dokladu již neodpovídá podmínkám filtru.